¿Has decidido organizar un evento y no sabes cómo empezar?
Los eventos son parte de la estrategia de comunicación de una empresa. Lo importante es saber el objetivo que se quiere conseguir y en base a ello elaborar la planificación y acciones a desarrollar para organizar un evento.
En el ámbito empresarial, los eventos sirven para potenciar una marca o producto, para acercarse al cliente de una manera directa o para aumentar las posibilidades de venta.
Acciones para crear un evento con éxito
objetivo
¿Qué queremos conseguir con este evento? ¿Queremos dar a conocer la empresa?
¿Inaugurar una nueva oficina? ¿Vender nuestros productos a los clientes potenciales?
Público Objetivo
Es necesario también saber si habrá personalidades y cargos destacados para establecer un protocolo determinado. Hay que tener en cuenta que si es un evento más informal la gente llegará al acto y se irá acomodando a su aire.
Si se trata de un evento más formal será necesario establecer un protocolo de bienvenida, de saludo, de despedida, de brindis en el caso en el que lo hubiese.
Elección del lugar
Esta es otra de las cuestiones que debes tener en cuenta en esta fase de preparación. Lo importante es buscar un lugar acondicionado a las necesidades que requiera el evento y si es posible que transmita la esencia que se quiere poner de manifiesto.
Además, hay que tener en cuenta las características del espacio del lugar. Si tiene aparcamiento, los accesos de los invitados, las dimensiones, el aforo. Todo esto son aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir el lugar ideal para celebrarlo.
Seleccionar una fecha
Tenemos que pensar en escoger una fecha que sea adecuada y favorable para la celebración. Lo ideal es saber los objetivos iniciales, y en base a ello decidir si es más factible que se realice entre semana o los fines de semana.
Presupuesto
Obviamente este tema es fundamental. Hay que contar con el dinero que se va a utilizar para llevar a cabo esta propuesta. Se debe hacer un registro de lo que vamos a necesitar y los costes.
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Promoción del evento
Una parte del presupuesto siempre ha de ir destinada a este aspecto. Si es un evento entre compañeros de oficina, más informal no es necesario salvo comunicarlo con una nota en la empresa, un correo interno o en el grupo de whatsapp si lo hubiese.
En cambio, si lo que se pretende es desarrollar un acto a gran escala se necesitan otra serie de técnicas para llevarlo a cabo:
- Publicidad en las redes sociales.
- Creación de una newsletter para los clientes de la empresa invitándoles al evento.
- Entrevistas y envío de notas de prensa a medios de comunicación.
- Colaboración con influencers para que lo pongan de manifiesto en su comunidad.
Estas son algunas técnicas que se pueden emplear para promocionar el evento y que llegue esa invitación al público potencial que necesitas y que tienes como objetivo prioritario.
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